Política de Privacidade
1. Quem trata seus dados
A DEEDO Sistemas opera a plataforma DEEDO Cloud sob contrato com o Secretaria de Educação de Oeiras. Para fins da LGPD, o Secretaria de Educação de Oeiras é o controlador dos dados pessoais tratados na plataforma — é quem decide quais documentos e dados são inseridos e para qual finalidade. A DEEDO atua como operadora, executando o tratamento técnico (armazenamento, organização, busca) sob as instruções do controlador.
2. Quais dados são tratados
Dados dos usuários do sistema (servidores/colaboradores do Contratante com acesso à plataforma): nome completo, e-mail institucional, CPF (armazenado apenas como um código criptográfico irreversível — nunca em texto legível), setor, matrícula e data de nascimento (estes dois últimos, opcionais), perfil de acesso, e registros técnicos de uso (data/hora de login, endereço IP, ações realizadas no sistema).
Dados constantes nos documentos enviados pelos usuários do Contratante: variam conforme o tipo de documento gerenciado (por exemplo, documentos escolares e administrativos), podendo incluir dados pessoais e, eventualmente, dados de crianças e adolescentes, sempre sob responsabilidade e instrução do Contratante como controlador desses dados.
3. Extração de texto e classificação por inteligência artificial
Para organizar os documentos, o sistema executa duas etapas técnicas automatizadas:
(a) Extração de texto (OCR): realizada localmente, em servidor da própria DEEDO, usando software de reconhecimento óptico de caracteres (Tesseract OCR) e ferramentas de manipulação de PDF (Ghostscript). Essa etapa não envia o documento a nenhum serviço externo.
(b) Sugestão de categoria e palavras-chave: o texto já extraído do documento (não o arquivo original) pode ser enviado a um serviço de inteligência artificial de terceiro, atualmente o OpenRouter, exclusivamente para gerar uma sugestão de tipo, categoria e palavras-chave do documento. Esse fornecedor atua como sub-operador da DEEDO nessa finalidade específica, e o texto enviado é usado somente para gerar a resposta imediata — não é utilizado pela DEEDO para treinar modelos de inteligência artificial. Essa etapa só ocorre quando as regras automáticas internas do sistema não conseguem classificar o documento com confiança suficiente sozinhas.
4. Com quem os dados são compartilhados
Os dados são compartilhados apenas com: (a) o próprio Secretaria de Educação de Oeiras, como controlador; (b) o provedor de hospedagem da infraestrutura do sistema; (c) o provedor de IA (OpenRouter), limitado ao texto extraído de documentos e apenas para a finalidade descrita no item 3(b). A DEEDO não vende, aluga ou compartilha dados pessoais com terceiros para fins de publicidade ou qualquer finalidade alheia à prestação do serviço contratado.
5. Base legal do tratamento
Os dados de documentos são tratados pelo Secretaria de Educação de Oeiras com base nas hipóteses legais aplicáveis à sua natureza (execução de políticas públicas, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, entre outras previstas no art. 7º da LGPD, conforme o caso concreto). Os dados de acesso dos próprios usuários do sistema são tratados com base na execução do contrato de trabalho/vínculo funcional e no legítimo interesse em garantir segurança e auditabilidade do sistema (art. 7º, V e IX, e art. 10 da LGPD).
6. Por quanto tempo os dados são mantidos
Os documentos são mantidos pelo prazo de retenção definido pelo Contratante e aplicado automaticamente pelo sistema. Registros de auditoria e de acesso são mantidos por prazo compatível com finalidades de segurança e conformidade legal. Ao término do vínculo do usuário com o Contratante, sua conta é desativada, mas o histórico de ações permanece registrado para fins de auditoria, conforme praxe de sistemas de gestão documental institucional.
7. Segurança
Adotamos controles técnicos e administrativos como controle de acesso por perfil (administrador, operador, consulta), autenticação individual, registro de auditoria de ações sensíveis, e cópias de segurança periódicas. Nenhum sistema é absolutamente livre de risco; em caso de incidente de segurança relevante, seguimos o procedimento de notificação descrito nos Termos de Uso.
8. Seus direitos como titular de dados
Nos termos da LGPD (art. 18), você pode solicitar, em relação aos seus dados pessoais: confirmação da existência de tratamento, acesso, correção de dados incompletos ou desatualizados, anonimização/bloqueio/eliminação de dados desnecessários, portabilidade, informação sobre compartilhamento, e revogação de consentimento (quando aplicável). Como a DEEDO atua como operadora, solicitações relativas a documentos institucionais devem ser dirigidas ao Secretaria de Educação de Oeiras, que é o controlador responsável por atendê-las; solicitações sobre seus próprios dados de usuário do sistema também podem ser encaminhadas ao encarregado da DEEDO, abaixo.
9. Cookies e dados de sessão
O sistema utiliza apenas um cookie técnico de sessão, estritamente necessário para manter o usuário autenticado durante o uso da plataforma. Não utilizamos cookies de rastreamento, publicidade ou análise de comportamento de terceiros.
10. Dados de crianças e adolescentes
Documentos gerenciados pelo sistema podem conter dados pessoais de crianças e adolescentes (por exemplo, documentos escolares), tratados pelo Secretaria de Educação de Oeiras, na qualidade de controlador, com observância do art. 14 da LGPD e do melhor interesse do titular. A DEEDO, como operadora, aplica a esses dados as mesmas medidas de segurança descritas nesta política, sem tratamento adicional além do estritamente necessário para prestar o serviço contratado.
11. Alterações desta política
Esta política pode ser atualizada para refletir mudanças no sistema ou na legislação. A versão vigente e a data da última atualização estão sempre indicadas ao final desta página.
12. Encarregado de Proteção de Dados (DPO) e contato
Para exercer seus direitos ou esclarecer dúvidas sobre esta política, entre em contato com o encarregado de proteção de dados da DEEDO Sistemas: [A PREENCHER], e-mail [A PREENCHER].
Veja também os Termos de Uso. • Voltar ao login